Блог организатора мероприятий продаёт то, что нельзя показать до события: уверенность, что всё пройдёт спокойно. Клиент видит, как вы придумываете концепцию, как решаете проблемы в день праздника, с какими подрядчиками работаете и что получилось у других. Пишите истории прошедших мероприятий, закулисье подготовки, советы тем, кто организует сам, разборы бюджета в примерных диапазонах и ответы на частые вопросы. Такие посты приводят заказчиков свадеб, корпоративов, детских праздников и частных событий, а подрядчики начинают рекомендовать вас клиентам.
Зачем организатору мероприятий блог
Человек, который ищет организатора, боится трёх вещей: что праздник получится шаблонным, что бюджет вырастет по ходу и что в день события что-то пойдёт не так, а организатор растеряется. Портфолио с красивыми фото отвечает только на первый страх. Блог отвечает на все три:
- истории показывают, что каждое событие придумано под людей;
- разборы бюджета объясняют, из чего складывается цена;
- рассказы о том, как вы справились с дождём, опоздавшим ведущим или сломанным проектором, показывают, что вы не растеряетесь.
Блог работает и на подрядчиков: площадки, ведущие, декораторы, фотографы видят, как вы работаете, и советуют вас своим клиентам.
О чём писать в блоге организатора мероприятий
Истории мероприятий
Главная рубрика. Расскажите о прошедшем событии:
- кто заказчик и какая была задача (без имён, если нет согласия);
- какую концепцию придумали и почему;
- что было сложным: бюджет, площадка, сроки, погода;
- как прошёл день, что запомнилось гостям;
- кто из подрядчиков работал, с отметками, если они согласны.
Фото и видео с гостями публикуйте только с их согласия. Удобно договориться об этом заранее в договоре и предупредить гостей на мероприятии.
Закулисье подготовки
Как выбираете площадку, как проходит встреча с заказчиком, как составляете тайминг, что лежит в вашем «тревожном чемоданчике» в день события. Людям интересно, как всё устроено, и это показывает объём вашей работы.
Советы тем, кто организует сам
Чек-лист подготовки к свадьбе, как рассчитать количество еды и напитков, как составить тайминг детского праздника, что спросить у площадки перед бронью. Кажется, что такие посты отнимают клиентов, но на деле их сохраняют, пересылают, и часть читателей понимает, что проще доверить всё профессионалу.
Бюджет
Из чего складывается стоимость свадьбы на 50 гостей или корпоратива на 100 человек, где можно сэкономить без потери качества, а где экономить опасно. Цифры давайте как примерные диапазоны для вашего города и прямо пишите, что это ориентир, а точная смета зависит от задачи. Иначе клиент примет цифру из поста за окончательную цену.
Тренды и идеи
Новые форматы праздников, необычные площадки в вашем городе, идеи для тематических вечеринок. Рассказывайте, что из трендов подходит для каких событий, а что лучше смотрится только на фото.
Ответы на вопросы
Когда бронировать организатора, сколько он стоит, чем отличается организатор от координатора дня, что делать, если праздник нужно перенести. Каждый вопрос - отдельный пост, ссылку на который удобно отправлять в переписке.
Как собрать рубрики в план, мы разобрали в статье «Контент-план», а готовые идеи - в «Темы для постов».
Пример поста-истории
Заголовок: «Свадьба на 40 гостей, которую чуть не отменил дождь». Первый абзац - кто пара и чего хотели: ужин на веранде загородного дома, без ведущего и конкурсов, с длинными разговорами. Второй - что пошло не так: за два часа до начала пошёл ливень, а запасного зала на площадке не было. Третий - как решили: заранее заказанный шатёр поставили за сорок минут, перенесли столы, гирлянды повесили под тентом. Четвёртый - чем всё закончилось: гости танцевали под дождь, а фотограф поймал лучшие кадры вечера.
В конце - строка о подрядчиках с отметками и вывод для читателя: план Б для погоды нужен всегда, даже если прогноз хороший. Это условный пример. Такой пост показывает, что вы думаете о рисках заранее, а заказчик ищет именно это.
Где вести блог
- Канал в Telegram - для историй, советов и новостей.
- Сообщество в VK - для альбомов по мероприятиям, отзывов и обсуждений.
- Сайт или статьи на Дзене - для длинных чек-листов и гайдов, которые находят через поиск месяцами.
Свадебные организаторы часто ведут отдельные площадки для свадеб и для корпоративов: у этих заказчиков разные вопросы и разный тон. Корпоративному клиенту важнее сроки, документы и отчётность, паре - атмосфера и внимание к деталям.
Короткие ролики
Мероприятия хорошо смотрятся в коротких роликах: подготовка зала за минуту, лучшие моменты вечера, «было и стало» с пустой площадкой и украшенным залом. Такие ролики показываются людям, которые на вас ещё не подписаны.
Если видео с мероприятия мало, ролик собирается из фото. В CocoDo в режиме «Свои фото» снимки любых пропорций вписываются в вертикальный кадр с размытым фоном, а студия добавляет озвучку, субтитры и музыку. Можно и без фото: вы даёте тему, например «пять вопросов, которые нужно задать площадке перед бронью», и студия пишет сценарий, озвучивает его, подбирает кадры и собирает ролик. Из той же темы получается пост для Telegram. Подробнее на странице CocoDo для event-агентств.
Как блог приводит заказчиков
- Отмечайте подрядчиков в историях мероприятий: они делятся постами со своей аудиторией.
- Отправляйте заказчику после события ссылку на пост о его празднике, если он согласен на публикацию.
- Ставьте ссылку на блог в ответах на заявки: «вот как прошёл похожий корпоратив».
- Публикуйте отзывы заказчиков отдельными постами с одним-двумя кадрами.
- Пишите о площадках вашего города: такие посты находят те, кто только начал выбирать место.
Сезон
Свадьбы с весны до осени, корпоративы перед Новым годом и летом, выпускные в конце весны. Начинайте писать о сезонных событиях за два-три месяца: в это время люди выбирают организатора. В спокойные месяцы готовьте посты на сезон вперёд и обновляйте портфолио.
Чего не делать
- Не публикуйте фото и видео гостей без согласия.
- Не обещайте, что всё пройдёт идеально при любых обстоятельствах: честнее рассказать, как вы готовитесь к форс-мажорам.
- Не выдавайте чужие концепции и работы подрядчиков за свои, указывайте авторство.
- Не публикуйте цены как окончательные: это ориентиры, точная смета считается под задачу.
- Не критикуйте коллег и подрядчиков публично.
Частые вопросы
О чём писать в блоге организатора мероприятий?
Об историях прошедших событий, закулисье подготовки, советах тем, кто организует сам, бюджете в примерных диапазонах, трендах и ответах на частые вопросы. Фото гостей - только с согласия.
Как часто публиковать посты?
Двух-трёх постов в неделю достаточно. В сезон, когда мероприятия идут подряд, удобнее готовить посты заранее и ставить на отложенную публикацию.
Нужно ли публиковать цены в блоге?
Полезно показывать примерные диапазоны и из чего складывается стоимость. Подписывайте, что это ориентир, а точная смета зависит от задачи.
Как блог помогает найти подрядчиков и партнёров?
Подрядчики видят, как вы работаете, и охотнее сотрудничают и рекомендуют вас. Отмечайте их в постах о мероприятиях, если они согласны.
Что публиковать, если мероприятий пока мало?
Советы и чек-листы для тех, кто организует сам, разборы площадок вашего города, идеи и концепции, закулисье подготовки. Сделайте одно-два небольших события для знакомых по договору, с разрешением показать фото: так появятся первые истории.
Коротко
- Блог показывает, что праздник придуман под людей, бюджет понятен, а форс-мажоры под контролем.
- Главная рубрика - истории прошедших мероприятий.
- Добавляйте закулисье, советы, бюджет в диапазонах, тренды и ответы на вопросы.
- Отмечайте подрядчиков и отправляйте заказчикам посты об их событиях.
- Собирайте короткие ролики из фото мероприятий.
- Публикуйте гостей только с согласия и не обещайте идеального праздника.